Phân tích dữ liệu từ chi tiết đến tổng thể, đó là hoạt động cần đảm bảo được thực hiện liên tục trong quá trình triển khai một dự án. Kết quả của nó là cơ sở cho các quyết định tiếp theo của dự án hay tác động tích cực giúp dự án tránh khỏi các rủi ro tiềm ẩn vì thế phân tích cần được thực thi chính xác cũng như đủ nhanh cho những ứng biến kịp thời.

Rủi ro xuất hiện trong quá trình triển khai dự án phần lớn luôn tiềm ẩn nguy cơ nhưng nếu biết cách tiếp nhận nó như cơ hội, đội dự án của bạn có thể có những trải nghiệm giá trị giúp dự án đạt được mục tiêu nhanh hơn. Các dự tính trong tương lai thường không chắc chắn nhưng một quy trình được lên dây cót sẵn sàng cho sự xuất hiện của đa dạng các loại rủi ro sẽ giúp giảm thiểu sự tác động của những bất trắc này. Kết hợp với kinh nghiệm có được từ những dự án trước đó, nhà quản lý cần có thêm một công cụ giúp bạn phân tích chính xác từng khía cạnh của dự án đang ở trạng thái nào, những vấn đề “đèn vàng” cần được nhận biết và cảnh báo kịp thời để tập trung xử lý trước khi biến chuyển xấu thành đèn đỏ. Phân tích này cần có kết quả định kỳ và hiệu quả ở các khía cạnh khác nhau trong dự án như phân tích điều động nhân sự, sử dụng ngân sách, thực tế tiến độ hay khả năng tương tác, truyền thông dự án.

Phân tích dữ liệu có sẵn và được cập nhật liên tục

Tất cả các báo cáo kết quả phân tích định kì đều có vai trò quan trọng giúp nhà quản lý nhìn ra các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Khi bạn có trong tay bản báo cáo tiến độ của từng bộ phận được tổng hợp từ các cá nhân bạn sẽ biết được ai đang người làm việc không hiệu quả hay sự phân bổ nhân sự nào thiếu khoa học để có các quyết định điều chỉnh lại hợp lý hơn tránh các rủi ro khó kiểm soát về con người. Một bảng phân tích nhân sự rõ ràng luôn được cung cấp trong các phần mềm quản lý dự án đủ tốt, các thông tin thời gian thực, tiến độ thực tế cũng được trình bày rõ ràng qua bảng timesheet, sơ đồ Gantt. Những yêu cầu về phân tích thực tế triển khai dự án gần như được đảm bảo tối đa khi ứng dụng công nghệ vào kiểm soát rủi ro, quản lý rủi ro bao gồm cả dự tính và xử lý đều được cập nhật và truyền thông nhanh tới các bên liên quan được chỉ đạo phụ trách. Về tài chính cũng vậy, những báo cáo tài chính cung cấp số liệu chính xác và chi tiết vào từng khoản mục chi tiêu cũng như đối chiếu với kế hoạch giúp bạn nhìn nhận khả năng tài chính của dự án đang ở mức độ nào, có những rủi ro nào đang tiềm ẩn khiến dự án đi vào thiếu hụt ngân sách hoặc sử dụng lãng phí vượt qua sự chênh lệch cho phép. Đó là tất cả những gì thực sự có ích mà một phần mềm quản lý dự án mang lại giúp bạn lường trước rủi ro theo cách hiệu quả nhất. Hơn thế bạn cũng không mất quá nhiều thời gian vào những biến động chưa xuất hiện, thông thường chỉ mất một vài giây sau những click chuột đơn giản để có được những báo cáo theo yêu cầu bất cứ khi nào bạn muốn.

Quản lý rủi ro

Khi kết quả từ những phân tích đủ sâu nhận diện một hay nhiều rủi ro đang tiềm ẩn trong dự án của bạn, việc đánh giá rủi ro ban đầu sẽ giúp những hành động xử lý tiếp theo trở nên có ý nghĩa hơn tránh một số trường hợp lãng phí thời gian và chi phí cho những rủi ro tương đối vô hại và chậm trễ với những rủi ro thuộc diện ưu tiên. Trả lời các câu hỏi về nguồn gốc rủi ro, phạm vi tác động, nguồn lực sẵn sàng ứng biến….sẽ giúp bạn đánh giá hay cho điểm mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Khi các rủi ro đã được đánh giá trên thang điểm mà bạn thiết lập, vẫn là một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn lọc các dự án có mức độ rủi ro cao, tác vụ tự động này cũng nhanh chóng gửi đi cảnh báo cũng như thông tin chỉ đạo phụ trách cho các bên liên quan qua email hay SMS.

Nếu bạn là người trực tiếp tiếp nhận các chỉ đạo xung quanh quản lý rủi ro thì phần mềm cũng giúp bạn convert tức thời các vấn đề cần xử lý thành công việc tương ứng và ghi nhận nó vào lịch làm việc cá nhân của bạn. Nếu đã từng trải qua khoảng thời gian đối mặt với các rủi ro trên báo động đỏ, chắc hẳn bạn sẽ không còn những trải nghiệm “đáng quên” khi được tiếp sức bởi một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp.

Sau những nỗ lực đấu tranh với rủi ro là các bài học kinh nghiệm cần được ý thức để tránh khỏi các trường hợp tương tự hoặc tiếp nhận ở trạng thái chủ động hơn. Các bài học kinh nghiệm được đính kèm theo từng hạng mục công việc, lưu trữ trên nhiều cấp phân quyền khác nhau đảm bảo toàn bộ cá nhân biết làm gì để tránh khỏi các rủi ro tương tự xuất hiện trong lộ trình công việc của họ cũng như dự án mà họ đang tham gia.